Sociale veiligheid hoog op de agenda bij QuTech

In deze interviewreeks vertellen experts over hun visie op en ervaring met sociale veiligheid. Dit keer spreken we met Charlotte van Hees, (tot voor kort*) directeur Operations en Laura Elshove, HR-adviseur, beide bij QuTech. Zij zijn in hun rollen nauw betrokken bij het creëren van een veilige, inclusieve organisatie. QuTech is een onderzoeksinstituut dat zich richt op de ontwikkeling van quantumtechnologie en is een samenwerkingsverband tussen de TU Delft en TNO.

Kun je iets vertellen over jezelf en jouw rol bij QuTech?

Charlotte: ‘QuTech is opgericht in 2014 en ik ben in 2019 begonnen als directeur Operations, in deze rol ben ik verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering. Dat is zo breed als het klinkt: finance, communicatie, interne organisatieontwikkeling en aansturing, veiligheid, inrichting van de labs. Ik ben ook verantwoordelijk voor een grote tak van administratieve ondersteuningsprocessen.’ Laura: ‘Voordat ik in maart 2020 ben gestart bij QuTech, heb ik als zelfstandige gewerkt. Ik was op zoek naar een team en collega’s en de academische context van deze functie trok me aan. Ik houd me als HR-adviseur bezig met een breed scala aan onderwerpen. Dat varieert van verzuim, verlof, conflictsituaties tot contractregistraties.'

Sociale veiligheid staat hoog bij QuTech op de agenda. Waarom is dit zo belangrijk bij jullie?

Charlotte: ‘Het is een onderwerp dat me heel erg aan het hart gaat. Ik vind het belangrijk dat mensen goed met elkaar samenwerken, dat draagt de organisatie.’

‘Een simpel organogram van QuTech bestaat niet: er werken mensen van verschillende faculteiten, we hebben eigen mensen in dienst en we hebben ook een heleboel mensen van TNO rondlopen. Het was echt iets wat niet eerder was gedaan. En de verwachtingen, de ambities én de druk lagen hoog. Er waren grote investeerders en jonge promovendi vliegen soms letterlijk de halve wereld over om hier te komen werken. Mensen zijn met de beste bedoelingen en ongelofelijk veel ambitie een avontuur aangegaan en hebben heel snel resultaten geboekt.’

‘De organisatie daaromheen was eigenlijk nog onvoldoende ingericht. Met zoveel verschillende factoren en verschillende typen mensen is het sturing geven aan de organisatievorming en de organisatiecultuur heel belangrijk. Dus het is niet gek dat ik toen ik startte, er veel te doen was op die vlakken. Ook op het gebied van diversiteit en inclusie. En dan is er de vraag, hoe doe je dat?’

Laura vult aan: ‘Een belangrijk moment, waarop we dat echt beseften, was de TU Delft medewerkerstevredenheidsmonitor in 2020. We deden voor het eerst mee als zelfstandig organisatieonderdeel en we kregen dus resultaten specifiek voor QuTech. Daaruit kwam naar voren dat er werk aan de winkel was. Te veel mensen gaven aan situaties te hebben meegemaakt waarin ze zichzelf niet veilig of welkom voelden. Daarbij kan je denken aan stemverheffingen, roddelen, of soms beledigingen. Richting vrouwen, over nationaliteit, cultuur of geaardheid.‘

Deze onderzoeksresultaten waren voor jullie de aanleiding om met een campagne te starten?

Charlotte: ‘Ik heb moeite met het woord ‘campagne’ in deze context. Ik denk niet dat het de oplossing is voor een sociaal veilige werk- of leerplek. Ik zie het als een langlopend aandachtsgebied. Ik geloof in het beleggen van sociale veiligheid in de organisatie-aansturing. Het is een onderwerp dat continu aandacht nodig heeft en heel veel verschillende facetten kent.’

‘We hadden de ambitie om de diversiteit en inclusie te verhogen bij QuTech. Het is een behoorlijke mannenwereld. Dus in 2021 zijn we beleid gaan vormgeven. Dat richtte zich toen vooral op het aantrekken van meer vrouwelijk talent en op inclusie. Iedereen moet voelen: ‘ik hoor erbij, ik doe ertoe’. Daarvoor zijn allerlei activiteiten georganiseerd, onder andere samen met onze onderdeelcommissie (OdC) medezeggenschap. Die hebben bijeenkomsten georganiseerd, daaruit kwamen hele nuttige adviezen. We zijn een vrouwennetwerk gestart. We zijn trainingen gaan inrichten. Dus er kwam van alles. En sociale veiligheid was daar een onderdeel van, maar het was breder.’

Laura: ‘De reden dat we begin 2022 wél expliciet over grensoverschrijdend gedrag en sociale veiligheid in gesprek raakten, was dat het steeds vaker naar voren kwam als een probleem. Binnen TU Delft, maar ook in de maatschappij, denk aan The Voice of Holland en Boos. Daardoor ging het onderwerp bij ons leven. We hebben in dat jaar een enquête gehouden onder alle mensen van QuTech en gevraagd: wat versta je onder sociale veiligheid? Wat ontbreekt daaraan? Wat zouden we kunnen doen?’

‘Vervolgens hebben we nagedacht over hoe we het met z'n allen veiliger kunnen maken. We zagen dat je drie rollen kunt hebben. Je kunt de agressor zijn, je kan victim zijn, maar je kan ook de bystander zijn. Hoe vergroot je daarvoor bewustzijn en empathie? Wat verwachten we van elkaar? Dat was een enorme uitdaging.’

‘We zijn gestart met trainingen. We hebben iedereen gevraagd deel te nemen aan een social safety training. Het was niet vrijblijvend, maar de animo was hoog. Toen iedereen de training had gevolgd en we daarmee dus een basis in de organisatie hadden gelegd, hebben we besloten om die training voor alle nieuwe medewerkers verplicht te stellen. Het is onderdeel geworden van het onboarding-proces. Zo zorgen we dat iedereen in de organisatie opereert vanuit diezelfde basis. En dat iedereen weet waar je heen kan met een melding, en ook wat je kunt doen als iemand met een melding bij jou komt.

En wat is die basis? Wat is sociale veiligheid precies volgens jullie?

Laura: ‘Sociale veiligheid is natuurlijk een containerbegrip. Het is niet alleen maar verbale agressie, maar ook: voel je je thuis? Durf je te zeggen wat je wil zeggen? Hoe ga je om met feedback? Durf je vrij te nemen terwijl je promotor je onder druk zet? Het is een begrip dat zich lastig laat vatten. Een van de dingen die we hebben gedaan om het begrip te verduidelijken, is het opstellen van de ‘'QuTech EtiQuette’. Een gedragslijn, met wat we niet, maar vooral wat we wél geoorloofd vinden. Het focust op hoe we met elkaar om willen gaan.‘

Charlotte: ‘Voor mij betekent sociale veiligheid dat je zoveel mogelijk kunt zijn wie je bent en wie je wil zijn. Dat je fouten kan maken en daar openlijk over kan spreken. Dat je elkaar aanspreekt op gedrag, zonder angst voor repercussies. Een leidinggevende moet medewerkers kunnen aanspreken. Maar andersom ook: je moet richting je leidinggevende kunnen aangeven wat voor soort feedback jou helpt. Of als er iets gebeurt waar je last van hebt, dan moet je dat kunnen benoemen. Uiteindelijk komt het dus heel erg neer op vertrouwen. Als je een basisvertrouwen hebt in elkaar, dan kun je zijn wie je wil zijn. Dan durf je fouten te maken. Dan ben je blij voor elkaar als het goed gaat en leef je met elkaar mee als het niet goed gaat.’

‘Overigens: ik was er in eerste instantie geen voorstander van om zo'n gedragslijstje te maken. Ik dacht: wat zet je daar op? Hoe beperk je dat? Wat voor de een belangrijk is, kan immers voor de ander minder belangrijk zijn. Maar de vraag voor een gedragslijn kwam heel erg uit de QuTech gemeenschap zelf. Zij zeiden ‘oké, we moeten ermee aan de slag, maar wat verstaan we dan onder sociale veiligheid?’ Dus zijn we dat toch gaan opstellen. De ideeën voor de gedragslijn kwamen veelal uit de trainingen. Daar kwamen veel voorbeelden aan bod. Ik had wel voorwaarden: het moet iets zijn voor iedereen, en idealiter iets wat positief geformuleerd kan worden. Wat voor gedrag willen we graag wél zien?’

Toen de gedragslijn er eenmaal was, werd het een voedingsbodem voor ongelooflijk veel gesprekken. Bij de koffietafel, maar ook serieuzer in groepen, in teams. We hadden het er met elkaar over: hoe zien we dat nou eigenlijk, hoe doen wij het dan? En daarbij komt: je kunt naar die EtiQuette refereren. Als er iemand iets doet wat jij bijvoorbeeld als denigrerend ervaart, is het nu gemakkelijker geworden om te zeggen: hé, hadden we niet met elkaar afgesproken dat we dat niet meer zouden doen? Of: zitten we hier nou toch met elkaar te roddelen? Het maakt het laagdrempelig. Dat was voor mij echt een nieuw inzicht. Ik had niet gedacht dat het zo zou werken.’

Hoe is het vervolgens gegaan bij QuTech? Zien jullie resultaten?

Laura: ‘Zo langzamerhand begrijpt iedereen waarom sociale veiligheid belangrijk is. Het is niet alleen belangrijk voor de mentale gezondheid van mensen, maar ook omdat ze in een veilige omgeving, uiteindelijk beter worden in hun werk.

Charlotte vult aan: ‘Als een sociaal veilige omgeving ontbreekt, gaan er hele mooie, innovatieve ideeën en productiviteit verloren. Of krijgen mensen niet de eer voor het werk die ze wel toekomt, wat uiteindelijk gevolg voor hun carrière zou kunnen hebben. Wij moeten het juist hebben van innovatie, van vernieuwing, van samenwerking. Dat betekent dat je je gewoon goed moet voelen.'

Laura: ‘Mensen begrijpen steeds beter dat welzijn een onderwerp is van gesprek. Dat zien we ook tijdens functioneringsgesprekken. Het gaat niet alleen maar over taken en hoe je performance was, maar ook over hoe je je voelt en of het goed met je gaat.’

‘In 2020 hadden we de eerste medewerkerstevredenheidsmonitor, we hebben dit onderzoek nu herhaald, dus we kunnen vergelijken. De resultaten zijn heel positief, echt veel beter dan in 2020. Daar zijn we trots op en blij om, maar er is altijd ruimte voor verbetering. Met name als het gaat om werkdruk, die is bij ons hoog. Dat komt door de gedrevenheid van mensen. Op basis van de uitkomsten van de monitor passen we de social safety trainingen aan. Het is geen project, geen campagne. Het is een levend onderwerp. En de dingen die van belang zijn, die spelen, die wisselen voortdurend. En daar moet je in meegaan. Alleen dan blijft het op de agenda staan.

‘In dezelfde week waarin we de uitkomsten van de tevredenheidsmonitor kregen, kwam het rapport van de onderwijsinspectie over het gebrek aan sociale veiligheid bij de TU Delft. We hebben toen een walk-in georganiseerd bij QuTech en daar kwamen toch ook weer andere, nieuwe dingen naar voren. Ook die nemen we mee in de update van de trainingen.

Wat deed dat rapport met jou, Charlotte?

Charlotte: ‘Dat was best wel lastig. We hebben geen idee of er mensen van QuTech bij betrokken waren. Dat is natuurlijk anoniem. Hoewel we nu positieve resultaten hebben geboekt, kunnen we niet uitsluiten dat collega’s van QuTech in vergelijkbare situaties terechtkomen, of zijn gekomen, als in het rapport staan beschreven. We hopen dat zij beter weten hoe ze hiermee om kunnen gaan en waar ze hulp kunnen krijgen. Het blijft een omgeving met mensen en volgens mij moeten we er dus van uitgaan dat we met dit onderwerp nooit klaar zijn. Zo'n rapport werkt ook heel goed als spiegel, het is een duidelijk signaal: blijf alert.’

‘In een groot aantal dingen die in het rapport stonden, herkende ik me niet meer. Ik dacht: hier zijn wij geweest, maar hier zijn we voorbij. Dat bedoel ik niet als borstklopperij, maar meer als bevestiging: dit is waarom wij zoveel actie hebben ondernomen. Ik was ook blij om te horen dat sommige mensen bij QuTech er een beetje verbolgen over waren. Die zeiden: dit gaat niet over ons.

Hoe heb jij de uitkomsten van het rapport ervaren, Laura?

Laura: ‘Ik schrok ervan. Omdat er ook werd uitgehaald naar HR, dat vond ik moeilijk. Aan de andere kant kun je het ook zien als een mogelijkheid het momentum te pakken: iedereen wordt even wakker geschud. Er werden extra kwetsbare groepen benoemd. Ik merk bij QuTech dat met name promovendi bang zijn om bijvoorbeeld vrij te nemen of, als ze ziek zijn, zich ook echt ziek te melden. Het gebeurt niet heel vaak, maar het gebeurt. Ook bij ons dus. We zijn er nog niet

Welke tip willen jullie medewerkers en studenten van TU Delft geven om zelf bij te dragen aan sociale veiligheid?

Laura: ‘Waar we waakzaam voor moeten blijven is dat we actief feedback ophalen. Dat is niet per se de cultuur. Het is makkelijk om te zeggen ‘mijn deur staat altijd open, iedereen kan naar me toe komen’, maar soms moet je dat gewoon actief vragen. Dat gebeurt niet veel en dat vind ik wel echt een aandachtspunt.’

Charlotte: ‘Sociale veiligheid gaat over ons allemaal. Het is niet zo dat er maar een paar mensen zijn die sociaal onveilig gedrag kunnen vertonen. Wat Laura al zei, je hebt drie rollen: Je kan slachtoffer, dader zijn of omstander. Allemaal komen we wel eens in aanraking met zo’n rol, of we zijn onderwerp van zo'n rol. Het is belangrijk dat je op tijd beseft wanneer dat zo is. En dat je een cultuur met elkaar creëert waarin je elkaar kan aanspreken.

We moeten beseffen dat wij een heel Nederlandse manier van doen hebben. Aandacht voor cultuurverschillen is heel belangrijk. Sociaal onveilig gedrag in het ene land wordt misschien in het andere land wel heel anders gezien of ervaren. Wij zetten de standaard, maar we moeten open blijven staan voor mensen met een andere achtergrond en andere culturele normen en waarden. Daar leren we ook weer van.’

*Charlotte was de afgelopen 6 jaar werkzaam voor QuTech. Op 1 oktober is ze gestart als adjunct-directeur van het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP).