Vertrouwenspersonen & Ombudsfunctionarissen

Een veilig en prettig werk- en studieklimaat is een belangrijke voorwaarde voor goed leren, werken en samenwerken. Dit vraagt van ons allemaal dat we wet- en regelgeving respecteren en dat we oog hebben voor hoe ons gedrag op anderen overkomt.

Vermoed je een integriteitsschending of ervaar je grensoverschrijdend gedrag van een student of een medewerker? Dan is het belangrijk dat je hier niet mee blijft rondlopen. In gesprek gaan met de betrokkene(n) of met een leidinggevende is vaak een goed idee, maar dat kan moeilijk zijn. Daarom bestaat er voor alle studenten en medewerkers van de TU Delft een laagdrempelige voorziening voor hulp en advies: het team vertrouwenspersonen.

Een vertrouwenspersoon staat voor je klaar om te luisteren naar je verhaal en je te ondersteunen bij stappen die je wilt zetten om de situatie te verbeteren. Ook als je getuige bent geweest van een vervelend voorval, kun je contact opnemen met een vertrouwenspersoon.

Het team vertrouwenspersonen is beschikbaar voor iedereen die verbonden is aan de TU Delft, dat wil zeggen: alle studenten, bursalen, gasten, werknemers (vast of tijdelijk) en andere medewerkers.

De vertrouwenspersoon staat naast je. Hij of zij biedt een luisterend oor, geeft informatie als je vragen hebt en denkt met je mee over mogelijkheden om de situatie te verbeteren. Je houdt zelf de regie en jullie contact blijft strikt vertrouwelijk. Dit betekent dat jij je eigen keuzes maakt en dat de vertrouwenspersoon niets buiten jou om doet. Als het nodig is, kan de vertrouwenspersoon je doorverwijzen naar een hulpverlener of andere deskundige binnen of buiten de TU Delft. 

Samen hebben de leden van het vertrouwenspersonen expertise in huis op drie gebieden:

1. Ongewenste omgangsvormen en grensoverschrijdend gedrag. Voorbeelden zijn pesten, discriminatie, agressie, geweld, (seksuele) intimidatie en stalking.
2. Problematiek die te maken heeft met organisatorische integriteit, zoals belangenconflicten of machtsmisbruik.
3. Kwesties op het vlak van wetenschappelijke integriteit, zoals plagiaat of fraude.

Als je denkt dat een bepaalde situatie in strijd is met de gedragscode van de TU Delft, onze normen en waarden of de wet, kan het ingewikkeld zijn om hierover in gesprek te gaan met direct betrokkenen of een leidinggevende. Twijfel je over wat je het beste kunt doen? Heb je behoefte aan een klankbord of meer informatie? Overweeg je een formele melding te doen? Als je contact opneemt met een vertrouwenspersoon, denkt die met je mee.

Het team telt zeven interne vertrouwenspersonen en één externe vertrouwenspersoon. Voor interne vertrouwenspersonen geldt dat zij werkzaam zijn bij een faculteit of dienst; het vertrouwenswerk is een TU-brede rol waarin zij door het College van Bestuur zijn benoemd. De externe vertrouwenspersoon is niet werkzaam bij de TU Delft.

Alle vertrouwenspersonen staan ten dienste van de hele TU Delft. Je kunt dus, afhankelijk van je vraag en voorkeur, zelf bepalen tot wie je je wendt. Dat kan een interne vertrouwenspersoon naar keuze zijn of de externe vertrouwenspersoon. Zo nodig kan de vertrouwenspersoon bij wie je aanklopt je in goed overleg ook doorverwijzen naar een collega binnen het team vertrouwenspersonen die over specifieke kennis en ervaring beschikt.

Hier stelt het hele team zich voor.

Je kunt zelf kiezen met welke vertrouwenspersoon je contact opneemt. Het is handig als je vooraf kijkt naar de expertise van de verschillende leden van het team. Als je belt of mailt, kun je een afspraak maken voor een gesprek. Het kan gebeuren dat de vertrouwenspersoon die je contacteert, voorstelt om je door te verwijzen naar een collega-vertrouwenspersoon – bijvoorbeeld omdat die meer ruimte in de agenda heeft of over een specialisme beschikt dat goed aansluit bij jouw vraag.

De vertrouwenspersoon luistert naar je verhaal. Samen brengen jullie de situatie in kaart. Meestal kijken jullie in eerste instantie naar oplossingen in de informele sfeer. Als je dat wilt, kunnen jullie ook andere opties verkennen. Je houdt zelf de touwtjes in handen en al het contact blijft vertrouwelijk. Goed om te weten: omdat vertrouwenspersonen partijdig zijn (zij staan altijd aan de kant van de melder), kunnen zij zelf geen onderzoek instellen of optreden als bemiddelaar. Met je meegaan naar een lastig gesprek, als steuntje in de rug, behoort vaak wel tot de mogelijkheden.

Het kan gebeuren dat een probleem of situatie verschillende mensen raakt. Uiteraard zijn jullie dan allemaal welkom bij het team vertrouwenspersonen. Het is wel de bedoeling dat iedereen zelf contact opneemt. Een vertrouwenspersoon neemt namelijk alleen meldingen aan van individuen, niet van groepen. 

Alles wat je aan de vertrouwenspersonen vertelt of schrijft, blijft strikt vertrouwelijk. De vertrouwenspersoon zal nooit informatie die tot jou te herleiden is met anderen delen, ook niet met andere vertrouwenspersonen, tenzij jij daarvoor toestemming geeft. 

Een uitzondering zijn situaties waarin sprake is van een zeer ernstige misstand, een zwaar misdrijf of een dreiging waarbij de veiligheid van personen of de TU Delft op het spel staat. In zo’n bijzonder geval kan het nodig zijn dat de vertrouwenspersoon intern aan de bel trekt. Dit wordt dan meestal eerst met jou, als melder, besproken. Zo nodig stelt de vertrouwenspersoon alles in het werk om jou buiten beeld te houden en herleidbaarheid te voorkomen. Overigens zijn situaties als deze in de praktijk een zeldzaamheid.

Naast hun kerntaak – het bieden van opvang en begeleiding aan studenten en medewerkers – hebben vertrouwenspersonen nog twee andere taken. Op verzoek kunnen zij voorlichting geven over het vertrouwenswerk, integriteit en sociale veiligheid (bijvoorbeeld bij studieverenigingen, bij de medezeggenschap, in teams of aan leidinggevenden). Daarnaast adviseren zij de TU Delft over trends en ontwikkelingen die zij waarnemen, o.a. via hun jaarverslag.

De vertrouwenspersonen van de TU Delft bekleden een onafhankelijke positie. Leidinggevenden, bestuurders of toezichthouders kunnen hen niet aanspreken op de invulling van hun rol. Zij ontvangen van niemand instructies.

Ieder voorjaar stelt het team vertrouwenspersonen een openbaar jaarverslag op. De informatie daarin is op geen enkele manier herleidbaar tot personen. Behalve cijfers over aantallen en type meldingen bevat het jaarverslag aanbevelingen voor het College van Bestuur en de rest van de organisatie. Jaarverslagen zijn terug te lezen op de website van de TU Delft.

Ja, er zijn duidelijke grenzen aan het vertrouwenswerk. Een vertrouwenspersoon:

• zorgt voor een goede bereikbaarheid tijdens kantooruren, maar is geen noodloket.
• neemt geen gesprekken of problemen van je over (je houdt dus altijd zelf de leiding);
• kan niet als onafhankelijke derde bemiddelen tussen jou en een andere partij;
• voert geen feitenonderzoek uit, hoort geen getuigen, doet niet aan waarheidsvinding;
• heeft geen rol bij (dreigende) arbeidsconflicten en discussies over functioneren;
• neemt geen meldingen van groepen aan, alleen van individuen.

Heb je onmiddellijk hulp nodig? Is er sprake van een calamiteit of andere noodsituatie? Bel dan het TU Delft Noodnummer: 015 2788888. De meldkamer is 24/7 bereikbaar. 

De TU Delft heeft twee ombudsfunctionarissen: een voor studenten (Carin Wensveen) en een voor medewerkers (Birgitte Peters). Net als de vertrouwenspersonen bekleden de ombudsfunctionarissen een onafhankelijke positie. Ook zij luisteren naar je verhaal, denken met je mee over mogelijke oplossingen en borgen de vertrouwelijkheid. Het belangrijkste verschil tussen het vertrouwenswerk en het ombudswerk is dat de ombudsfunctionaris onpartijdig is en zelf interventies kan plegen. Denk aan bemiddelen tussen partijen of een onderzoek instellen.