Algemene voorwaarden 2024-2025

Algemeen

Aansprakelijkheid
Deelnemen aan activiteiten bij X is op eigen risico.

X draagt zorg voor een zo veilig mogelijke omgeving. X werkt met veiligheidsinstructies en medewerkers/docenten van X houden toezicht op het naleven ervan. Zie jij een onveilige situatie die X zou kunnen verbeteren, dan horen wij dit graag. Niet alle risico’s zijn echter uit te sluiten, zoals bijvoorbeeld het oplopen van een sportblessure of een verwonding door gebruik van apparatuur/gereedschap in een vormgevingsruimte. Wees je bewust van de risico’s en vraag eventueel advies aan een docent of een andere medewerker van X. We adviseren je om te zorgen voor een adequate persoonlijke Wettelijke Aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering.

Daarnaast bestaat een risico op diefstal, verlies van of schade aan persoonlijke eigendommen. X is hiervoor niet aansprakelijk. X adviseert je om waardevolle bezittingen bij je te houden en niet onbewaakt achter te laten in een ruimte of kleedkamer. Je kunt gratis gebruik maken van een locker om je spullen in op te bergen. Let op: elke nacht om 05:00 uur gaan alle lockers automatisch open. Laat je spullen dus niet ’s nachts in een locker achter.

Aanvangstijd
Je neemt de aanvangstijd van een activiteit in acht, tenzij anders aangegeven. Om hinder voor andere deelnemers te voorkomen, vragen we je de ruimte niet meer te betreden als een activiteit eenmaal begonnen is.

Annulering van aanbod (en mogelijke restitutie vanuit X)
X behoudt zich het recht voor om bij overmacht een activiteit te annuleren. Voorbeelden van situaties van overmacht vanuit X: onverwachte noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden, plotselinge (technische) storingen of calamiteiten, te weinig aanmeldingen, afwezigheid/onderbezetting van personeel door acute ziekte of privéomstandigheden (zonder vervangingsmogelijkheden) of vanwege overheidsregels.

• Bij annulering van reserveringen die vallen in je X-abonnement is er geen sprake van restitutie, tenzij je voor een specifieke activiteit een extra aankoopbedrag hebt betaald.
• Cursussen bestaan doorgaans uit een reeks van zeven lessen. X behoudt zich het recht voor om eenmalig een les door ziekte of afwezigheid van de docent een week op te schuiven (en gebruik te maken van de uitloopweek), zonder dat dit aanleiding geeft voor gedeeltelijke restitutie.
• Bij volledige annulering van een cursus of evenement (ook als deze reeds van start is gegaan) geldt: deelnemers die hier reeds een aankoopbedrag voor hebben betaald, ontvangen hiervoor (gedeeltelijke) restitutie.

Het eventuele recht op restitutie vervalt wanneer X een vervangend alternatief aanbiedt. Dit gaat ook op wanneer X (tijdelijk) een vervangend alternatief biedt om upgrades aan het bestaande aanbod in te plannen en uit te voeren.

Concurrerend aanbod
Op eigen initiatief (zonder afstemming/overeenstemming met X) activiteiten aanbieden bij X die gelijkwaardig zijn aan het aanbod van X wordt gezien als concurrerend en is niet toegestaan. Wil je onderzoeken of een samenwerking met X (co-creatie) tot de mogelijkheden behoort, neem dan contact op met de hosts.

Is de voorgenomen activiteit bedoeld voor een andere doelgroep dan de primaire doelgroep van X TU Delft, dan is het niet concurrerend en is het advies om contact op te nemen met de afdeling Hospitality om de opties te bespreken.

Herroeping en restitutie op eigen initiatief
Herroeping
De aanschaf van een X-abonnement, cursus of (gebruiks)artikel kun je binnen veertien dagen na aankoop zonder opgaaf van reden door de hosts laten annuleren, mits je hiervan op geen enkele wijze gebruik hebt gemaakt. Je ontvangt dan het volledige aankoopbedrag terug.

Een herroeping is niet mogelijk bij evenementen.

Restitutie
Wanneer je wél gebruik hebt gemaakt van een X-abonnement of cursus, dan kun je dit/deze uitsluitend bij overmacht* in overleg met de hosts tussentijds laten stopzetten en een deel van het aankoopbedrag terugkrijgen in de vorm van een tegoed op je X-account in de webshop dat je kunt inzetten of laten uitkeren middels PIN bij de hosts. De hoogte van het tegoed wordt bepaald middels een vastgestelde rekenmethode.

Een restitutie op grond van overmacht* is niet mogelijk bij (gebruiks)artikelen en evenementen.

* Mogelijke vormen van overmacht vanuit de afnemer:

• Als je voor je studie naar het buitenland gaat en dus geen gebruik (meer) kunt maken van je X-abonnement of cursus en dit bij jou nog niet bekend was vòòrdat je de aankoop deed. Was dit wel bekend en heb je toch een X-abonnement of cursus aangeschaft met een overlappende periode, dan is dit geen vorm van overmacht en dus geen grond voor restitutie.
• Als je kunt aantonen dat je vanwege een blessure geen gebruik kunt maken van je X-abonnement of cursus.
• Als je niet meer aan de TU Delft studeert én verhuist naar een plek waarbij de afstand naar X groter is dan 25 km.

Huisregels
Bij X houdt iedereen zich aan de X-huisregels, zodat iedereen zich welkom, veilig en inclusief voelt.

Ongewenst en/of grensoverschrijdend gedrag
Ongewenst en/of grensoverschrijdend gedrag wordt vanzelfsprekend niet getolereerd. Signaleer je een situatie waarin de regels niet worden nageleefd en/of iemand zich onprettig voelt, geef dit dan zo snel mogelijk door aan een medewerker van X zodat we hier meteen aandacht aan kunnen geven.

Tarieven
Informatie over de totstandkoming van de tarieven kun je lezen op de pagina Tarieven aanbod X 2024-2025.
X behoudt zich het recht voor om zo nodig gedurende het seizoen prijswijzigingen door te voeren.
Ook kunnen aan eventuele fouten in de tarieven geen rechten worden ontleend.

Toestemmingsverklaring foto/video
Bij X kunnen opnames worden gemaakt ten behoeve van promotiedoeleinden. Deze opnames kunnen worden gemaakt door een X-medewerker of door een (externe) foto-/videograaf die in opdracht van X werkt. De beelden worden uitsluitend gebruikt door X ter promotie van (het aanbod van) X.

Op het moment dat er opnames worden gemaakt, bestaat de kans dat jij herkenbaar in beeld komt. Heb je bezwaar tegen een publicatie waarin jij herkenbaar in beeld komt, dan heb je het recht om dit aan te geven. Je kunt je bezwaar direct kenbaar maken bij de fotograaf/videograaf dan wel de aanwezige X-medewerker, zodat hiermee tijdens de opnames rekening gehouden kan worden. Ook na publicatie kun je je bezwaar kenbaar maken door een e-mail te sturen naar Communication-x@tudelft.nl, waarna de betreffende publicatie alsnog wordt verwijderd.

Webshop tijdzones
Maak je gebruik van onze webshop vanuit het buitenland waarin een andere tijdzone geldt, houd er dan rekening mee dat het systeem de tijdzone weergeeft waarin je je begeeft, maar dat dit niet overeenkomt met de tijd van de daadwerkelijke boeking (in de Nederlandse tijd). In dat geval is het dus raadzaam om te controleren of je gemaakte reservering/boeking correct is.

Wijzigingen in het aanbod
X behoudt zich het recht voor om het doorlopende/vaste aanbod per kwartaal te wijzigen.

X-abonnement

Controles
Valt een activiteit binnen je X-abonnement, bijvoorbeeld het vrij gebruik van een ruimte of deelname aan een ticketuur, dan vragen we je je Campus Card/X-card bij je te dragen. Medewerkers van X behouden het recht een controle uit te voeren op het hebben van een actief X-abonnement; op dat moment dien je als deelnemer je eigen Campus Card/X-card te kunnen tonen.

Geldigheid
De dag van aanschaf telt mee binnen de duur van het abonnement. Heb je bijvoorbeeld een maandabonnement gekocht op 5 januari, dan is deze geldig tot en met 4 februari. In de webshop heb je ook de mogelijkheid om de ingangsdatum aan te passen.

Abonnementen zijn ongeacht de aankoopdatum nooit langer geldig dan 31 augustus (einde academisch jaar). Voorbeeld: koop je op 5 juni een ≤3-maandenabonnement, dan is ook daarvan de einddatum 31 augustus. Ook al is de geldigheidsduur op dat moment geen drie volledige maanden, dit type abonnement is op dat moment wel nog steeds de meest voordelige optie. Je kunt voor dit verschil geen aanspraak doen op restitutie.

No-shows
Veel ticketuren, tijdsloten in de fitness en vrij te reserveren ruimtes zijn erg populair, waardoor deze uren snel vol zitten. Helaas komt het voor dat deelnemers (zonder verklaring) niet komen opdagen, hoewel anderen graag hadden willen deelnemen. De no-show-maatregel doet een appél op deelnemers om zich tijdig af te melden en niet onnodig plaatsen bezet te houden.

Onderstaande maatregelen gelden voor de volgende onderdelen:

• Alle ticketuren,
• Alle fitnesstijdsloten,
• Vrij te reserveren ruimtes: X1, X2 en X3.

Wij vragen je om altijd op tijd aanwezig te zijn bij een geboekte reservering. Bij een ticketuur betekent op tijd het moment dat de deur van de ruimte dicht gaat en de docent de deelnemerslijst afvinkt. Bij de fitness betekent op tijd dat je jouw Campus Card/X-card scant bij de toegangspoortjes tot maximaal een half uur (30 minuten) na aanvang van het gereserveerde tijdslot. Bij een reservering van bovengenoemde vrij te reserveren ruimtes betekent dit dat je je voor aanvang van je reservering meldt bij de hosts.

Ben je niet in de gelegenheid om naar de geboekte reservering te komen, dan dien je je tot uiterlijk een half uur (30 minuten) voor aanvang van de reservering uit te schrijven. Dit biedt gelegenheid voor een andere gemotiveerde deelnemer om jouw plaats in te nemen. Op de pagina X-abonnement staat uitgelegd hoe je je kunt uitschrijven.

Ben je niet op tijd aanwezig en/of heb je de reservering niet tijdig geannuleerd, dan wordt dit als een no-show geregistreerd in jouw X-account. Je ontvangt hiervan een geautomatiseerde melding per e-mail. Is de no-show vanwege een situatie van overmacht? Dan kun je middels een online formulier een verzoek tot verwijdering van de no-show indienen bij de hosts.

Bij een eerste no-show geldt een waarschuwing. Bij een tweede no-show wordt het X-account voor zeven dagen (7 x 24 uur) na het ontvangen van de e-mail geblokkeerd. Gedurende deze periode kun je geen reserveringen maken met je X-account. Voor het aanbod dat los staat van het X-abonnement, zoals een cursus, kun je contact opnemen met de hosts die de blokkade tijdelijk kunnen opheffen zodat je je kan inschrijven. Je kunt ook gebruik blijven maken van al het vrij toegankelijke aanbod van X.

Na zeven dagen wordt de blokkade van het X-abonnement automatisch opgeheven. Je staat dan nog wel voor zes weken (6 x 7 dagen) ‘op scherp’, dat betekent dat na elke no-show die in die periode volgt, het account meteen weer voor zeven dagen wordt geblokkeerd. Na deze periode van zes weken zonder verdere no-shows, vervalt de ‘op scherp’-periode en zal voor een eventuele nieuwe no-show weer eerst een waarschuwing gelden.

Let op: heb je al een boeking staan in de periode dat je account geblokkeerd is? Je kan hier nog wel aan deelnemen. Zorg dat je hem eventueel op tijd annuleert of dat je op tijd komt opdagen, anders gaat er een nieuwe blokkade van zeven dagen in.

Persoonsgebonden
Gebruik van een X-abonnement is te allen tijde strikt persoonlijk. Het registreren van persoonsgegevens en een portretfoto in het gebruikersprofiel van je X-account is om die reden verplicht. Het is niet toegestaan gebruik te maken van een (gevonden) Campus Card of X-card van iemand anders. Om vermissing en misbruik te voorkomen, adviseren we je je zoekgeraakte Campus Card of X-card te melden aan de hosts.

Verloren of beschadigde X-card
Je kunt bij de hosts voor €10,- een nieuwe X-card aanschaffen.

Vrij gebruik ruimtes
Op de pagina Ruimte reserveren als X-abonnee kun je een overzicht vinden van alle te reserveren binnen- en buitenruimtes voor vrij gebruik. Je kunt een ruimte maximaal drie dagen vooruit reserveren. (Bij de Band Studios en de DJ Studio is dit veertien dagen vooruit).

Je mag met meerdere mensen tegelijk gebruik maken van een ruimte. Het is voldoende als één persoon het gewenste tijdslot reserveert, maar álle aanwezigen dienen tijdens het gereserveerde tijdslot in het bezit te zijn van een geldig X-abonnement.

Cursussen

Eigendomsrecht werkstukken
Bij X worden veel tastbare creaties gemaakt tijdens cursussen, workshops en evenementen. Omdat X een beperkte opslagruimte heeft, kunnen we niet alle creaties voor lange tijd bewaren. We vragen je daarom binnen twee weken na afloop je werkstuk af te halen. Na die twee weken worden creaties definitief eigendom van X; dat betekent dat X deze voor publicatie mag gebruiken of mag afvoeren of recyclen om ruimte te maken in onze accommodatie.

Inschrijven als extern persoon
Heb je interesse in een cursus bij X, maar ben je geen student, promovendus of TU-medewerker? Dan bestaat er alsnog een kans dat je kunt deelnemen, mits er nog plekken beschikbaar zijn. Neem op de dag dat de cursus van start gaat contact op met de hosts om de beschikbaarheid te checken. Is er een plek vrij, dan kunnen de hosts de inschrijving voor je in orde maken.

Missen van een les
Mocht je onverhoopt een les moeten missen, is het helaas niet mogelijk om deze in te halen.