Feedback, klachten en beroep

Feedback, klacht of beroep?

Dit overzicht op het ME studentenportal laat zien waar je terecht kunt met feedback en bij problemen. Op deze pagina leggen we uit wat je kunt doen als je niet tevreden bent over toets-gerelateerde zaken of een besluit van de examencommissie. We onderscheiden: 

  1. De omstandigheden van het schriftelijk tentamen (zie A.)
  2. Het tentamen zelf of de beoordeling daarvan door de examinator (zie B.)
  3. Een besluit van de examencommissie (zie B.)

A. Wanneer je een klacht hebt over de gang van zaken rondom een tentamen, en dit niet tijdens het tentamen hebt gemeld, dan kun je een facilitaire melding maken door een email te sturen aan examsupport@tudelft.nl zodat er actie ondernomen kan worden om dit in de toekomst te voorkomen. Voorbeelden zijn overlast tijdens het tentamen (te warm, koud, donker, geluid) of een slecht functionerende TUD-computer. Wanneer je klacht te maken heeft met een omstandigheid die je prestatie bij het tentamen matig tot ernstig negatief beïnvloed heeft, en je hebt dit nog niet gemeld tijdens het tentamen, dan kun je contact opnemen met de examinator (verantwoordelijk docent) van het vak. Zie ook de feedbackrouting. Wanneer jullie er samen niet uitkomen, kun jij of de examinator eventueel contact opnemen met de examencommissie of je kunt een officieel beroep indienen na vaststelling van de tentamenbeoordeling (zie B).
B. Wanneer je het niet eens bent met een besluit van een examinator, bijvoorbeeld de beoordeling van een toets of toelating tot een toets, dan kun je bij het CBE terecht.

Wanneer je denkt dat een besluit van de examencommissie niet op de juiste gronden is genomen, bijvoorbeeld bij afwijzing van jouw verzoek om vrijstelling, dan kun je ook terecht bij het CBE. 

Op de volgende pagina’s (procedure en indienen) gaan we met name in op punt B. Op deze website kun je meer informatie vinden over de bestaande mogelijkheden, niet beperkt tot toetsing, waaronder ook het klachtenloket en de studentenombudsman. 

Procedure

Let op: Een beroepschrift moet je binnen een termijn van 6 weken indienen. Deze termijn begint met ingang van de dag nadat de beslissing is verzonden of gepubliceerd. 

  1. Beroep tegen besluit van de examinator
  2. Beroep tegen besluit van de examencommissie

1. Ontevreden over tentamen (beoordeling) / besluit examinator
Informele procedure:
1.1 Binnen de faculteit ME hebben we met elkaar afgesproken dat studenten hun onvrede over toetsing eerst melden bij de examinator van het vak. N.a.v. schriftelijke toetsing en praktische oefeningen kan de student verzoeken om inzage en een nabespreking. Als je vragen of twijfels hebt is dit het moment om de examinator om verduidelijking te vragen en om samen eventueel een oplossing te zoeken.
Is er sprake van een meningsverschil of is er meer aan de hand? De geldende regels over toetsing kun je terugvinden in het RRVE en in het OER.

1.2. Geef jouw feedback ook via de evaluaties en panels van kwaliteitszorg ME. Naast de individuele input kunnen we aan de hand van rapportages patronen of incidenten identificeren. Zo kun je bijdragen aan structurele verbetering van de toetsing.  Als je niet weet hoe je aan de evaluatie kunt bijdragen kun je navraag doen via: onderwijsevaluatie-ME@tudelft.nl.

1.3. Als je er met de docent niet uit bent gekomen, kun je contact opnemen met de studievereniging. Zij verzamelen feedback en staan ook in contact met de onderwijsorganisatie. Daarnaast kunnen zij je adviseren over eventuele vervolgstappen. 

Formele procedure:
Maak eerst een afweging voor je verder gaat: is dit jouw tijd en moeite waard? In hoeverre ondervind je persoonlijk nadeel van de (beoordeling van de) toets? Wat hoop en verwacht je te bereiken? Je kunt dit met een studieadviseur bespreken. Zij kunnen een inschatting maken over jouw kans van slagen of navraag doen.

1.4. Als je verder wilt gaan, kun je bij het College van beroep voor de examens (CBE) (binnen 6 weken na het besluit) formeel beroep instellen tegen een genomen beslissing. Jij moet duidelijk uitleggen waarom je denkt dat er een verkeerd besluit genomen is. In dergelijke gevallen verzoekt het CBE de examencommissie om binnen drie weken te zoeken naar een mogelijke minnelijke schikking. Als dit niet lukt en de student wil de procedure voortzetten, neemt het CBE het beroepschrift in behandeling en volgt er een hoorzitting.

De minnelijke schikking
Met een minnelijke schikking kan een tijdrovende procedure voorkomen worden. De examencommissie onderzoekt daarom tijdens een gesprek met de student of een zitting bij het CBE echt nodig is. De examencommissie zal bekijken of de student redelijk en billijk is behandeld, of regels en procedures zijn gevolgd en of er sprake is van onbedoelde neveneffecten bij een besluit. Bij ontevredenheid over een beoordeling zal bij de examinator informatie op worden gevraagd, zoals het gemaakte tentamen en het nakijkmodel.
De examencommissie probeert eerst een helder beeld van de situatie te krijgen. Vervolgens zal zij de student vertellen of het doel van diens beroep haalbaar is en eventueel uitleggen waarom iets niet kan of met welke bedoeling de regels of procedures vastgelegd zijn. Bij ontevredenheid over een besluit door een examinator zal zij de student laten weten of zij denkt dat het beroep gegrond is of niet. Indien de examencommissie het met de student eens is, kan zij proberen de examinator op andere gedachten te brengen. Ze kan het besluit niet zelf wijzigen of de examinator dwingen een besluit te herzien.
Ruwweg zijn er 4 uitkomsten van het gesprek mogelijk: 
1. Beroep lijkt gegrond en aan de student kan de gewenste oplossing geboden worden.
2. Er wordt een compromis gesloten: de examencommissie doet een voorstel voor een schikking waarmee de student op een andere manier tegemoet wordt gekomen.
3. Geen schikking. De examencommissie ziet geen mogelijkheid hoe de student tegemoet gekomen kan worden en/of denkt dat het beroep ongegrond is. Er wordt geen schikkingsvoorstel gedaan. De examencommissie zou de student ook kunnen adviseren om het beroep voort te zetten, wanneer zij een oordeel van het CBE wenselijk acht.
4. De student komt tot het inzicht dat het voortzetten van het beroep niet zinvol of raadzaam is.
Bij 1, 2 en 4 informeert de student het CBE en de examencommissie dat het beroep wordt ingetrokken. Wanneer 3 niet resulteert in 4, informeert de student het CBE en de examencommissie dat er geen schikking is getroffen en dat het beroep wordt voortgezet. De examencommissie dient een verweer in bij het CBE met cc aan de student.

Zitting en verder verloop
Tijdens de hoorzitting hoort het CBE tegelijkertijd de student en een vertegenwoordiger van de examencommissie. Het CBE heeft drie leden, te weten een voorzitter (jurist), en een lid van het wetenschappelijk personeel en een student-lid. Het besluit wordt pas na de zitting bekend gemaakt.

De examinator is deskundig en bevoegd
In de Wet is vastgelegd dat (alleen) examinatoren tentamens afnemen en de bijbehorende uitslagen vaststellen. In de meeste gevallen wordt een beroep van een student over de beoordeling van de examinator niet gegrond verklaard. Vanwege de expertise van de examinator gaat het CBE terughoudend om met het toetsen van zogenaamde ‘beoordelingsbesluiten’. Dit betekent dat het CBE bij meningsverschillen als leek naar de zaak kijkt. Het CBE beoordeelt of de examinator op redelijke wijze tot een oordeel heeft kunnen komen.
Bijvoorbeeld: Je denkt dat jouw antwoord onterecht niet is goedgekeurd. Het CBE zal niet gaan uitzoeken of jouw antwoord juist is. Er wordt gekeken naar de grote lijnen, procedures en regelgeving. Voldoet het tentamen en de beoordelingsmethodiek aan het toetsbeleid en de regels? Is er een nakijkmodel en is dat consequent is toegepast? Er wordt slechts zelden om het oordeel van een andere examinator gevraagd.
N.B. Als een examinator ergens een fout(je) maakt, bijvoorbeeld in de communicatie richting de student of in uitvoering van de procedure, resulteert dit niet automatisch in het gegrond verklaren van jouw beroep.

Hoe het CBE besluit
Het CBE zal het uitgangspunt van de expertise van de examinator geen geweld aandoen bij het doen van een uitspraak. Indien een beroep over toetsbeoordeling gegrond wordt verklaard, kan de examinator worden verzocht om het tentamen opnieuw te beoordelen of om opnieuw een toets af te nemen. Het CBE zal nooit voorschrijven dat er een bepaald cijfer of oordeel gegeven moet worden. Het CBE zal bijvoorbeeld nooit uitspreken dat jij een voldoende moet krijgen voor je toets. Het besluit wordt na de hoorzitting genomen en via e-mail gecommuniceerd naar de betrokkenen.

Formele gebreken en strijdigheid met de wet
Het CBE zal een beroep ook toetsen op ‘formele gebreken’ of ‘strijdigheid met de wet’. Een (overdreven) voorbeeld van een formeel gebrek: de examinator is onzorgvuldig, want vergeten om een vraag na te kijken en geen correctie n.a.v. de nabespreking. Strijdigheid met de wet: de examinator sluit een student op basis van wangedrag uit van het volgende tentamen.
In het geval van deze voorbeelden ligt het voor de hand dat het CBE het besluit van de examinator nietig zal verklaren.

2. Oneens met de examencommissie
Bij een beroep tegen de examencommissie verloopt de procedure ongeveer gelijk aan het bovenstaande. Er is echter geen equivalent van 1.1 en 1.2. Je kunt bijvoorbeeld niet informeel met ze in discussie gaan over een genomen besluit. Het CBE kijkt of de examencommissie redelijkerwijs tot een besluit heeft kunnen komen. Indien het CBE in jouw voordeel besluit, wordt de genomen beslissing nietig verklaard en zal de examencommissie op de juiste gronden een nieuw besluit moeten nemen. Er is echter geen garantie dat het nieuwe besluit naar jouw wens zal zijn. Het is goed mogelijk dat je tevreden bent met het nieuwe besluit, maar het is ook mogelijk dat op basis van andere gronden hetzelfde besluit genomen wordt.

Het beroep indienen

Je kunt meer lezen over het indienen van een beroepschrift bij het CBE op deze website. Verstuur de aanvraag binnen 6 weken na het genomen besluit.

Formuleren van je beroep:
De vereisten voor het indienen van een beroep staan beschreven op het studentenportal onder bezwaar en beroep.  

Bij het onderzoeken van jouw beroep zal o.a. gekeken worden of de regels en richtlijnen zijn gevolgd. Deze staan o.a. beschreven in de Regels en Richtlijnen van de Examencommissie. Artikel 12 is vaak relevant. Dat geldt ook voor artikelen 20, 21 en 22 van het Onderwijs & Examenreglement. Bij het formuleren van je beroep kun je direct naar deze artikelen verwijzen.

 

Deze tekst is voor het laatst bijgewerkt in mei 2023 en heeft als doel het informeren van studenten.  Aan deze tekst kunnen geen rechten ontleend worden.

Deel deze pagina: