Privacyverklaring Werving & Selectie (Recruitment)

De TU Delft gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt daarbij binnen de grenzen van de wet, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In de algemene privacyverklaring van TU Delft is informatie te vinden over de verwerking van persoonsgegevens in de meest voorkomende processen binnen de TU Delft. Hieronder vindt u een aanvulling op deze algemene privacyverklaring in het kader van werving & selectie (recruitment). Documenten en informatie behorend aan het recruitmentproces maken onderdeel uit van het personeelsdossier van een medewerker.

In deze privacyverklaring kunt u meer informatie vinden over de verwerking van uw persoonsgegevens in het bovengenoemde proces en over hoe u uw privacy rechten kunt uitoefenen.

Het proces van werving & selectie binnen SAP SuccessFactors behoort tot de directie HR van de TU Delft. TU Delft is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot dit proces in SAP SuccessFactors.

Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen die bij de TU Delft solliciteert.

Doeleinden en grondslagen voor de verwerking van uw gegevens

TU Delft verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van de werving & selectie van (nieuwe) medewerkers. Uw gegevens worden verwerkt met als doel uw geschiktheid voor de betreffende functie te kunnen beoordelen, maar ook om u bijvoorbeeld uit te kunnen nodigen voor een sollicitatiegesprek. Daarnaast worden uw persoonsgegevens verwerkt om het werving- en selectieproces zo verantwoord, efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor deze doeleinden op basis van de grondslag uitvoeren van de (pre) arbeidsovereenkomst.
U kunt toestemming geven voor het bewaren van uw gegevens voor toekomstige vacatures. In dat geval kunnen wij contact met u opnemen mocht er een relevante vacature voor u beschikbaar zijn gekomen. Deze toestemming kunt u ook altijd weer intrekken. Dit kunt u doen door een mail te sturen naar hrservices@tudelft.nl.
Wanneer een assessment, zoals een persoonlijkheidstest, onderdeel uitmaakt van uw sollicitatieprocedure wordt u om toestemming gevraagd voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor dit doel.
TU Delft kan uw persoonsgegevens verwerken voor het opstellen van managementrapportages. TU Delft heeft een gerechtvaardigd belang om te kunnen beschikken over persoonsgegevens die gebruikt kunnen worden voor statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek en het ontwikkelen of voeren van (strategisch) beleid.
Een kennisveiligheidscheck kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Als dit het geval is wordt dit in de vacature benoemd. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang.

Welke persoonsgegevens verwerkt TU Delft bij het proces van werving & selectie?

Bij het proces van werving & selectie van medewerkers kan de TU Delft de volgende persoonsgegevens van u verwerken in SAP SuccessFactors:

Login-gegevens SAP SuccessFactors;
Naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens);
Contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer;
Arbeidsverleden zoals aangegeven op uw CV; - Motivatiebrief;
Gegevens die u heeft vermeld in documenten die worden gevraagd bij de sollicitaties, zoals diploma’s, PhD-abstracts of cijferlijsten;
Uw foto, als u die heeft toegevoegd aan uw CV;
Eventuele andere persoonsgegevens die u heeft vermeld op uw CV of in uw motivatiebrief;
Persoonsgegevens die worden vermeld in de aanbiedingsbrief (‘offerletter’) als er door TU Delft een baanaanbod wordt gedaan, zoals functieschaal en trede.

U levert deze gegevens zelf aan bij de TU Delft wanneer u op een vacature solliciteert. Wanneer u via een recruitmentbureau solliciteert ontvangt de TU Delft uw gegevens via dat bureau. De gegevens met betrekking tot de aanbiedingsbrief, zoals functieschaal en trede worden aangeleverd door de TU Delft.

Bij sommige sollicitatieprocedures wordt een assessment, internetonderzoek en/of in de laatste fase van de selectie een pre-employment screening (achtergrondonderzoek) uitgevoerd.

Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in SAP SuccessFactors. Met de leverancier van SAP SuccessFactors zijn afspraken gemaakt en vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Onder andere over de zorgvuldige en vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens.
Medewerkers van de TU Delft en anderen die in opdracht en onder rechtstreeks toezicht van de TU Delft werkzaamheden uitvoeren en daarbij toegang tot uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
Als u bij de TU Delft in dienst komt via FlexDelft Detacheringen, worden uw gegevens gedeeld met FlexDelft.
Leveranciers van assessments. Leveranciers van assessments hebben alleen toegang tot uw gegevens wanneer het uitvoeren van een assessment zoals een persoonlijkheidstest onderdeel uitmaakt van uw sollicitatieprocedure. U wordt vooraf om toestemming gevraagd voor het delen van uw gegevens met deze leveranciers.

Waar worden de persoonsgegevens verwerkt?

De hierboven genoemde persoonsgegevens worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

TU Delft hanteert een bewaartermijn van vier weken na einde sollicitatieprocedure. Deze termijn is nodig om de administratieve handelingen te voltooien.

Met uw toestemming bewaren wij uw persoonsgegevens tot 1 jaar na einde van de sollicitatieprocedure. De TU Delft kan u dan benaderen voor andere vacatures. U kunt hiervoor toestemming geven bij het aanmaken van een profiel in SAP SuccessFactors. Als u uw toestemming wilt intrekken kunt u dit doen via uw eigen profiel of kunt u contact opnemen via hrservices@tudelft.nl.

Het is daarnaast ook mogelijk om het gehele profiel te verwijderen. Dit kunt u zelf doen door in het profiel te gaan naar Opties > Instellingen > Wachtwoord > Profiel verwijderen.

Mocht u alleen uw sollicitatie in willen trekken kan dit door in het profiel te gaan naar Opties > Kandidatenprofiel > Sollicitaties > Intrekken sollicitatie.

Beveiliging van de persoonsgegevens

Om uw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, past de TU Delft passende beveiligingstechnologie toe. Van (pogingen tot) misbruik doet de TU Delft aangifte. De TU Delft neemt daarnaast technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van automatische besluitvorming binnen SAP SuccessFactors voor Werving & Selectie (Recruitment).

Wat zijn uw privacy rechten?

Als betrokkene (degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben) heeft u volgens de privacywetgeving bepaalde rechten. Als u gebruik wilt maken van deze rechten kunt u een verzoek sturen naar het volgende e-mailadres: privacy-tud@tudelft.nl.

Als u een verzoek doet dan vraagt een medewerker van het privacy team aan u om zich te identificeren. Om er zeker van te zijn dat alleen u toegang heeft tot uw eigen persoonsgegevens.

Uw rechten zijn:

a. Recht op inzage: u kunt verzoeken om een overzicht en/of inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
b. Recht op correctie en aanvulling: indien er aantoonbare fouten staan in uw persoonsgegevens of ze zijn onvolledig, kunt u vragen om correctie of aanvulling van de gegevens.
c. Recht om 'vergeten te worden': u kunt verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen uit de bestanden van de TU Delft. Een dergelijk verzoek kan worden afgewezen als de TU Delft wettelijk verplicht is om de gegevens langer te bewaren.
d. Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens: in bepaalde gevallen kunt u de TU Delft verzoeken om tijdelijk te stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens.
e. Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens: u kunt in bepaalde gevallen een verzoek doen om uw persoonsgegevens over te dragen aan een door u aangegeven instantie.
f. Recht op verzet/bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens: u kunt in bepaalde situaties bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Daarnaast heeft u altijd de mogelijkheid om een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als uw klacht niet naar tevredenheid in onderling overleg met de TU Delft wordt afgehandeld. Meer informatie hierover vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalek

Meld een (vermoedelijk) datalek direct via databreach@tudelft.nl. Vermeld daarbij graag ook uw contactgegevens waarop het Privacy team u snel en makkelijk kan bereiken als er meer informatie nodig is.

Vragen of klachten

Hebt u naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? Neemt u dan gerust contact op. U kunt hiervoor een e-mail sturen naar privacytud@tudelft.nl. De functionaris voor gegevensbescherming (FG) van de TU Delft is bereikbaar het emailadres fg@tudelft.nl.

Als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u deze voorleggen aan de FG via bovengenoemd e-mailadres, maar u kunt de klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/).

Verantwoordelijke

TU Delft, namens de Directeur HR

Postadres
Postbus 5
2600 AA Delft
Nederland

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 1 oktober 2024.