Data management kosten

Een toenemend aantal financiers van onderzoek verwachten van onderzoekers dat zij voldoen aan hun eisen voor formeel management en het delen van onderzoeksdata. Activiteiten met betrekking tot goed databeheer kosten vaak tijd en geld en moeten daarom wellicht in het projectbudget worden opgenomen.

De kosten van het beheer van onderzoeksdata kunnen grofweg worden opgesplitst in 'Personeelskosten' en 'Overige kosten'.

Personeelskosten

Steeds meer onderzoeksprojecten huren datamanagers in om de leiding te nemen over datamanagement taken (zie voorbeelden hieronder). Dit wordt door de meeste financiers geaccepteerd, zie voorbeeld hier). Het exacte aantal "Person-Months" (PM's), of zoals in het Nederlands gebruikte term “Full time employee” (FTE), voor datamanagementtaken varieert afhankelijk van de aard van het project en het soort gegevens dat wordt verzameld.

Tools en support

TU Delft biedt een data management costing tool aan om je te helpen bij het begroten van de personeelskosten van het databeheer in je voorstel. Daarnaast hebben we ook een verzameling 'Data Manager' vacatureteksten van andere universiteiten die je kunnen helpen bij het opstellen van een functiebeschrijving/het bepalen van het salaris van de persoon.

De <link library/actuele-themas/research-data-management/r/support/data-stewardship/contact/>Data Steward</link> in faculteit kan je op maat begeleiden bij het uitrekenen van de kosten voor databeheer.

Taken op het gebied van datamanagement

Voorbeelden van taken op het gebied van datamanagement binnen projecten:

•  Voorbereidingsfase:
  • Beslissen over een strategie voor datamanagement
  • Besprekingen en overeenkomsten met betrekking tot intellectuele-eigendomsrechten, contractuele verplichtingen, voorbereiding van overeenkomsten inzake gegevensoverdracht (indien van toepassing)
  • Schrijven van het datamanagementplan
  • Organisatie van het dataopslagsysteem:
    • Backupstrategieën, passende opslagtoewijzing
    • Versiebeheer
    • Beveiliging (bijv. encryptie) en machtigingen (toegangsrechten)
    • samenwerkingsmogelijkheden en het delen van bestanden
    • Voorbereiding van toestemming voor het delen van data, beoordeling van de gevolgen voor de privacy, toepassing van de ethiek (indien van toepassing).
• Dataverzameling en –analyse
  • Data-integratie en –reiniging
  • Workflow-implementatie:
    • waar nodig, opleiding
    • coördinatie van het databeheer (levering en integratie van databestanden)
    • procedures voor kwaliteitsborging en controle op de volledigheid van de data.
  • Verkrijgen van externe datasets (indien van toepassing)
  • Formatteren en organiseren van data
  • Het verstrekken van passende datadocumentatie en metadata.
• Gegevens archiveren, delen en hergebruiken
  • Zorgen voor behoud-compatibele bestandsformaten, migratie van bestandsformaten indien nodig.
  • Voorbereiding van data voor het deponeren: verwijderen van gevoelige informatie, het vinden van de juiste dataopslagplaats, het verstrekken van metadatabeschrijving en datadocumentatie, het uploaden van de data in de opslagplaats.

Andere kosten voor databeheer

Andere kosten voor databeheer kunnen bestaan uit de kosten van hardware, de kosten van infrastructuur, software en publicatiekosten.

Hardware- en infrastructuurkosten

Deze kunnen van toepassing zijn als je van plan bent gebruik te maken van hardware of andere onderdelen van de infrastructuur, die niet gratis door de TU Delft ter beschikking worden gesteld. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Kosten voor toegang tot een gespecialiseerde infrastructuur, zoals High Performance Computing.
• Kosten voor cloud computing
• Opslagkosten
  • TU Delft biedt iedere onderzoeker gratis 5TB opslagruimte aan. Als je meer dan 5TB aan data wilt opslaan, spreek dan met je facultaire IT-manager over mogelijke kosten die in het subsidievoorstel worden opgenomen.

Software kosten

• Aanschaf van licenties voor software ter ondersteuning van goed databeheer, zoals Electronic Lab Notebooks, applicatie voor het afnemen van interviews, projectmanagementsoftware etc. (indien de licenties voor deze applicaties niet al centraal door de TU Delft worden geleverd).

Publicatiekosten

Hier kunt je de volgende kosten opnemen:

• Datapublicatie in andere datarepositories dan 4TU.Centre for Research Data (waar TU Delft-onderzoekers gratis kunnen publiceren voor maximaal 1TB aan data per onderzoeker per jaar).
• Publicatie van papers over datasets of software in speciale tijdschriften.