Meer openheid komt veiligheid en effectiviteit bij Defensie ten goede
Binnen Defensie staat veiligheid hoog in het vaandel. Om deze veiligheid te waarborgen, worden medewerkers geacht te werken via protocollen. Onderzoek van TU Delft promovenda en vliegerpsycholoog bij de Luchtmacht Leonie Boskeljon laat zien dat het werken volgens de regels voor medewerkers in het veld niet altijd zorgt voor meer veiligheid en effectiviteit. Lokale vindingrijkheid wel. Soms betekent lokale vindingrijkheid echter het niet volgen van de regels, wat botst met de heersende cultuur. Daarom wordt hier niet over gesproken uit angst voor consequenties. Terwijl het voor het verbeteren van de veiligheid juist belangrijk is om dit bespreekbaar te maken. Ze pleit daarom voor meer openheid binnen de organisatie en de boeman in de ogen te kijken.
De Defensie organisatie wordt ondanks strikte regels omtrent veiligheid van tijd tot tijd geconfronteerd met ongelukken, zoals het mortierongeval in Mali of de draadaanvaring in de Bommelerwaard. Vanuit de politiek en de maatschappij is een voortdurende druk om de veiligheid daarom te blijven verbeteren. Boskeljon: ’De veiligheidsvisie die vanuit management niveau wordt uitgedragen is dat veiligheid het resultaat is van het volgen van regels. Het gevolg is dat de Defensie organisatie zichzelf na elk ongeluk opzadelt met meer regelgeving.’
Lokale vindingrijkheid
In haar promotieonderzoek onderzocht Boskeljon hoe medewerkers van een operationele eenheid veiligheid en effectiviteit vanuit een andere veiligheidsvisie kunnen realiseren. Namelijk door op basis van expertise te bekijken wat er nodig is op dat moment. Dat kan zijn regels volgen, creatieve oplossingen bedenken of regels aanpassen aan de praktijk. Ze concludeerde dat deze medewerkers worden geconfronteerd met conflicterende doelen die niet tegelijkertijd verenigbaar zijn, zoals bijvoorbeeld het volgen van regels en veilig vliegen. Vliegers zijn verplicht om bepaalde regels en procedures fysiek bij zich te hebben tijdens een missie. Het vinden van de juiste procedure tijdens het vliegen kost tijd en moeite, wat een negatieve invloed heeft op de veiligheid.
‘Deze doelconflicten worden waar mogelijk opgelost met wat ik lokale vindingrijkheid heb genoemd: routines die van collega op collega worden doorgegeven en die niet omschreven staan.’ Als gevolg van deze lokale vindingrijkheid is men in staat veiliger en effectiever te werken, blijkt uit het onderzoek. In een aantal gevallen betekent dit dan wel dat men zich niet altijd houdt aan de regels (we spreken hier niet over wettelijke kaders), maar vaart op eigen expertise.
Taboe
‘Omdat binnen Defensie de nadruk ligt op het volgen van regels, is deze lokale vindingrijkheid een taboe en wordt deze niet zichtbaar gemaakt. Medewerkers houden deze doorgaans verborgen, zelfs als met de lokale vindingrijkheid de regels niet worden overtreden', aldus Boskeljon. Uit het onderzoek blijkt dat dit komt omdat het beeld is ontstaan dat het niet volgen van de regels zal leiden tot grote consequenties voor de betrokkenen personen. Het gevolg is dat er in diverse gevallen een verschil is ontstaan tussen papier (regels) en praktijk waarmee de organisatie zichzelf in de tang houdt. De top van de organisatie denkt dat Defensie veiligheid en effectiviteit bewerkstelligt door het volgen van de regels, terwijl men op de werkvloer veiligheid en effectiviteit realiseert door adaptief te reageren op de lokale omstandigheden en lokale vindingrijkheid in te zetten. De visie van Defensie op regelgeving leidt tot onzekerheid om openlijk te spreken over het inzetten van de eigen expertise.
Boeman denken
Deze twee perspectieven komen niet bij elkaar waardoor de Defensie organisatie geen goed beeld heeft van de belemmeringen waar medewerkers mee worden geconfronteerd, hoe ze deze oplossen en waar de echte verbeteringen op het gebied van veiligheid en effectiviteit kunnen worden gerealiseerd. De behoefte veiligheid te vergroten heeft juist geleid tot een organisatie-brede onzekerheid en angst: de boeman.
‘Het zou zo veel fijner zijn als openlijk kon worden gesproken over het inzetten van de eigen expertise in de praktijk. Juist omdat dit de veiligheid ten goede komt. Door de organisatiecultuur zit Defensie in een onmogelijke situatie, waardoor zij niet in staat is dit verschil te verkleinen’, legt Boskeljon uit. ‘Met dit onderzoek wil ik de Defensie organisatie veiliger maken, haar laten zien hoeveel meer effect er kan worden bereikt met een andere veiligheidsvisie. Ik hoop dan ook van harte dat de resultaten worden omarmd en gebruikt om zonder oordeel gesprekken te voeren met de medewerkers over de noodzaak van lokale vindingrijkheid. Mijn onderzoek laat zien dat dit meer zal doen voor veiligheid en effectiviteit dan steeds meer regelgeving.’
Leonie Boskeljon promoveert op woensdag 21 juni om 17.30u met haar proefschrift: The Bogeyman Unveiled, Safety and effectiveness within the Royal Netherlands Air Force.